Oběh účetních dokladů

neprobíhá všude stejně, v jednoduché organizační struktuře, kde vlastník je zároveň zaměstnancem, účetním, pokladníkem bude formalizovaný oběh postrádat smysl. Naopak tam kde je složitá organizační struktura podniku s členěním na závody…je stanovení pravidel oběhu v zajištění plynulého pohybu dokladů v rámci účetní jednotky od okamžiku vyhotovení nebo přijetí dokladů, přes jejich ověření, zaúčtování až po archivaci.

Oběh1) přezkoušení správnosti – kontrola účetního dokladu z hlediska věcné a formální

věcná stránka – prověření správnosti údajů (zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu, jakosti, zda byly účtovány smluvené ceny…)

formální stránka – ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu

2) příprava k zaúčtování

Třídění dokladů – rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu(PF,VF,…) nebo podrobněji (faktury investiční, faktury materiálové…)

Označování dokladů – přidělení určitého číselného (abecedního) označení

Evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur)

Určení účtovacího předpisu – stanovení účtů a jejich stran včetně peněžních částek. Účtovací předpis se zapíše do předtisku na účetní doklad nebo na samostatný lístek, který se připojí k dokladu.

3) zaúčtování dokladů – účetní zápisy v účetních knihách + datum a podpis

4) úschova dokladů – založení pořadačů, šanonů… – musí být účetní doklady uschovány pro kontrolu či pozdější nesrovnalosti